Como detetar que um fornecedor está a aumentar os preços gradualmente

Existem dois tipos de aumentos de preço. Aquele que lhe avisam por email ("a partir de 1 de maio, aumentamos o preço do salmão em 6% devido à subida do Atlântico Norte") e aquele que ocorre sem que ninguém o mencione: o preço sobe 0,15€/kg este mês, mais 0,20€/kg dentro de três meses, e mais 0,25€/kg ao fim de meio ano. Um ano depois, o que custava 8,40€/kg agora custa 9,40€/kg, e nunca teve uma conversa sobre o assunto.

A isto chamamos aumento silencioso. Não é ilegal, não é desonesto em muitos casos (os custos do fornecedor também sobem), mas interessa-lhe detetá-lo a tempo por duas razões: para poder discuti-lo se acreditar que é injustificado, e para poder ajustar o seu menu ou os seus pedidos antes que a margem se erode sem que se aperceba.

Por que é difícil detetá-lo a olho nu

Três fatores tornam os aumentos silenciosos praticamente invisíveis se apenas olhar para as faturas:

1. A fatura mensal não muda muito. Se o seu pedido semanal varia em quantidade e mistura de produtos, os totais mensais também variam por motivos que não têm a ver com o preço. Um mês pede menos peixe e mais vegetais. Outro mês há um evento e aumenta tudo. Isso mascara os aumentos reais.

2. Olhar para preços unitários linha a linha é exaustivo. Uma fatura mensal com 80 linhas de um fornecedor ativo, multiplicada por 8-12 fornecedores, são centenas de preços por mês. Ninguém compara cada um com o anterior.

3. Os aumentos são pequenos. Um aumento de 2-3% é indetetável a olho nu num preço. Um 5% nota-se se o procurar. Um 10% é óbvio, mas a essa altura o aumento já está a ser aplicado há algum tempo.

O que funciona: histórico por produto

A forma fiável de detetar aumentos silenciosos é manter um histórico de preços unitários por produto e fornecedor, e rever a evolução a cada mês (ou cada vez que digitaliza uma fatura).

Para o produto "Tomate em rama 1ª" do Fornecedor X, deveria conseguir ver uma série temporal do preço:

• Janeiro: 4,80€/kg
• Fevereiro: 4,80€/kg
• Março: 4,80€/kg
• Abril: 4,90€/kg
• Maio: 4,90€/kg
• Junho: 5,10€/kg
• Julho: 5,10€/kg
• Agosto: 5,30€/kg

Este histórico conta uma história que nenhuma fatura individual conta. E quando em setembro lhe chega uma fatura com tomate a 5,40€/kg, já não precisa de pensar se está certo ou errado: tem o contexto.

Três sinais práticos a vigiar

Para além do histórico geral, existem três padrões específicos que convém aprender a reconhecer:

1. O aumento sazonal que não volta a baixar.

Alguns produtos sobem em épocas específicas (peixe fresco no inverno, fruta fora de época). O preço sobe em dezembro, janeiro, fevereiro. É expectável. O que não é expectável é que em março ou abril, quando a época termina, o preço não volte ao intervalo habitual do ano anterior. Se olhar para o seu histórico e vir que a cada ano o preço fora de época está mais alto que no ano anterior, há uma deriva ascendente permanente que se camufla por trás da sazonalidade.

2. A mudança de marca ou referência.

O seu fornecedor altera ligeiramente a denominação do produto: passa de "Azeite de oliva virgem extra 5L" para "Azeite de oliva virgem extra premium 5L". Mesma garrafa, mesmo azeite, etiqueta nova, preço 8% mais alto. Se o seu sistema de gestão continuar a tratá-lo como um produto diferente do anterior, não deteta o aumento porque não há histórico para comparar.

Solução: quando aparecer uma "referência nova" de um fornecedor habitual, verificar se é realmente nova ou um mesmo produto re-etiquetado. E se for o segundo caso, fundi-los no seu sistema para que continuem a partilhar o histórico.

3. A média móvel divergente.

Calcule a média móvel de 3 meses do preço de cada produto. Se a média móvel dos últimos 3 meses estiver mais de 5-7% acima da média móvel dos 3 meses anteriores, há um aumento. Esta métrica é mais robusta do que olhar mês a mês porque suaviza as variações pontuais.

Como automatizá-lo sem enlouquecer

Manter um histórico manual de 200-500 produtos diferentes que um restaurante movimenta é inviável. Três opções, ordenadas por sofisticação crescente:

Opção 1: Excel mínimo viável. Um livro com uma folha por fornecedor. Cada folha: produto, data, preço. Manualmente, insere os preços a cada mês. Demora um par de horas mensais, mas dá-lhe dados. Útil se tiver poucos fornecedores e quiser validar antes de investir.

Opção 2: Software de gestão de compras. Ferramentas específicas para hotelaria que extraem os preços das faturas e os arquivam automaticamente. Dão-lhe gráficos de evolução por produto, alarmes de aumento, comparação entre fornecedores.

Opção 3: OCR + base de dados integrada. A opção mais rápida e a que recomendamos: cada fatura digitalizada alimenta automaticamente um histórico, e qualquer alteração de preço anómala (além de um limiar configurável) gera um alerta antes mesmo de aprovar a fatura. É o que a Sincrio faz: deteta desvios contra o seu próprio histórico, marca o documento para revisão, e um aumento de 0,30€/kg em algo que pede todas as semanas não passa despercebido.

O que fazer quando deteta um

Uma vez que tenha confirmado que um fornecedor está a aumentar os preços sem avisar, as opções são:

1. Pedir explicação. Ligar e perguntar o porquê. Às vezes há um motivo legítimo (aumento do custo de origem, escassez, novos custos regulatórios). Outras vezes o comercial diz-lhe "não me tinha apercebido" e resolve a situação.

2. Renegociar. Se o motivo não o convencer, exponha a situação: "O preço de X subiu 8% nos últimos seis meses sem que tenhamos falado sobre isso. Preciso que volte a Y, ou terei de procurar alternativas." As negociações onde chega com dados costumam correr bem.

3. Comparar com o mercado. Peça orçamento a um ou dois fornecedores alternativos do mesmo produto. Às vezes o que o seu fornecedor habitual considera "aumento obrigado pelo mercado" não é tão obrigado.

4. Mudar de fornecedor ou diversificar. Se a conversa não produzir resultado e o aumento representar um custo material, mover parte do volume para um concorrente é uma resposta legítima. A ameaça credível costuma ser suficiente para que o fornecedor reconsidere.

5. Repercutir no menu. Se esgotou as opções, a última carta é repercutir o aumento no preço do prato. Mas isto deveria ser a última opção, não a primeira reação, porque cada aumento no menu tem o seu próprio custo de imagem.

Conclusão

O aumento silencioso é uma das formas mais comuns de erosão de margem na hotelaria. A maioria dos operadores não o deteta porque não compara preços unitários com o histórico, e os valores finais do mês parecem normais.

O que precisa é de um histórico de preços por produto e fornecedor, e revisá-lo (ou ter algo que o revise por si) sistematicamente. Quando deteta um aumento, quase sempre pode fazer algo a respeito. O que não deteta a tempo, acaba por pagar.

Se quiser alertas automáticos de alterações de preço suspeitas, comece com a Sincrio.