Quantos anos é preciso guardar as faturas na hotelaria

"Será que tenho mesmo de guardar faturas de há cinco anos?". É uma pergunta que surge sempre que um estabelecimento se muda, muda de gestor ou fica sem espaço no escritório. E a resposta sincera é: sim, e normalmente mais de cinco.

Conservar documentação contabilística e fiscal não é opcional. Existem prazos mínimos por lei, prazos práticos que convém respeitar para além da lei, e situações específicas na hotelaria que prolongam o período recomendado.

Enquadramento geral: quais são os prazos em Espanha

Existem três enquadramentos legais sobrepostos que se aplicam às faturas do seu restaurante:

Código Comercial (artigo 30) estabelece a conservação de livros, correspondência, documentação e comprovativos durante seis anos a partir do último lançamento realizado nos livros. Na prática, as faturas que suportam os registos contabilísticos enquadram-se aqui.

Lei Geral Tributária (artigo 66) refere-se ao direito da Autoridade Tributária de verificar e liquidar dívidas tributárias. O prazo geral de prescrição é de quatro anos a partir do final do prazo voluntário de apresentação de cada imposto. Mas com interrupções (notificações, reclamações), esse prazo é reiniciado.

Normativa específica de IVA obriga a conservar faturas (recebidas e emitidas) durante o prazo de prescrição do imposto, também quatro anos em geral.

Resultado prático? Um restaurante deve conservar as suas faturas pelo menos seis anos, contados a partir do último lançamento do exercício em que foram incluídas. Para simplificar, muitos negócios arredondam para "sete anos por segurança".

Porque seis anos nem sempre são suficientes

Existem situações em que o prazo se estende para além do geral:

Bases tributáveis negativas ou créditos fiscais pendentes de aplicação. Se em algum exercício teve perda fiscal ou créditos por IVA, deve poder justificá-los durante todos os exercícios em que os aplica. Na prática, isto pode chegar a 10 anos ou mais.
Investimentos amortizáveis. Se comprou um forno há 8 anos e ainda está a ser amortizado, interessa-lhe conservar a fatura de compra original enquanto a amortização estiver aberta.
Garantias de equipamentos. Alguns eletrodomésticos profissionais têm garantias de 5 anos ou mais; precisa da fatura para reclamar.
Procedimentos pendentes. Se tem uma inspeção aberta, uma reclamação a um fornecedor em curso, ou um litígio laboral relacionado com um período concreto, conserve tudo o que for do período afetado até que seja concluído.

A regra prática que se aplica em muitos restaurantes que passaram por inspeção: melhor 10 anos do que 6.

Que documentos exatamente

Não apenas faturas. A obrigação abrange o conjunto da documentação que suporta a sua contabilidade e as suas declarações fiscais:

Faturas recebidas (de fornecedores, fornecimentos, aluguer, serviços profissionais).
Faturas emitidas (as suas para clientes empresa ou eventos privados).
Talões de caixa e fechos de TPV.
Guias de remessa (não são obrigatórias fiscalmente, mas convém guardá-las para a conciliação).
Comprovativos de despesas do pessoal com cartão corporativo.
Contratos com fornecedores, aluguer, serviços.
Recibos de vencimento e documentos laborais (com os seus próprios prazos específicos, até 4 anos desde a cessação do contrato para reclamações laborais).
Documentação de investimentos (compra de equipamentos, obras).

Papel vs. digital: o que diz a lei

Aqui está a boa notícia. Há anos que a legislação espanhola aceita a conservação digital de faturas e documentação contabilística, desde que se cumpram algumas condições:

As faturas devem ser conservadas "garantindo a sua autenticidade de origem, integridade de conteúdo e legibilidade" (Regulamento de Faturação, RD 1619/2012).
Se o fornecedor lhe emitir a fatura em papel, pode digitalizá-la e destruir o original, desde que utilize um sistema de digitalização certificado ou aplicando critérios de "homologação" (assinatura eletrónica, hash, controlo de alterações).
As faturas eletrónicas (as que já nascem digitais) são conservadas no formato em que foram recebidas.

Na prática, muitos restaurantes mantêm um híbrido: o arquivo físico durante o exercício em curso (por comodidade), e digital dos exercícios anteriores na nuvem.

Como organizar o arquivo digital

Se decidir passar para o digital, há um par de práticas que poupam muito quando chega uma inspeção ou quando precisa de procurar uma fatura concreta:

Estrutura por ano + fornecedor:

/2024
  /Pescaderia Mar Norte
    /facturas
    /albaranes
  /Hortofruticola Sur
    ...
/2025
  ...

Nomes de arquivo consistentes: 2024-04-128_pescaderia-mar-norte_factura.pdf é muito mais útil do que IMG_4521.jpg.

Backup em dois locais: nuvem principal (Google Drive, Dropbox, OneDrive) + um backup local em disco rígido ou NAS. E fazer um teste de restauração de tempos a tempos.

Pesquisa full-text: se carregar os PDFs com OCR para um motor de busca, pode encontrar faturas por conteúdo (um produto concreto, um fornecedor, uma quantidade). Se o seu sistema de gestão digitaliza com OCR, isto é gratuito.

Como aproveitar o arquivo em vez de apenas cumprir

O mais interessante de ter um arquivo digital de faturas não é cumprir com a AEAT, é o que pode fazer com esses dados:

Comparar preços entre fornecedores do mesmo produto durante anos.
Ver como evolui o seu custo de matéria-prima produto a produto.
Detetar faturas duplicadas ou pagamentos pelo mesmo conceito a dois fornecedores.
Reconstruir um mês quando necessário para uma reclamação.
Aceder em segundos de qualquer lugar, não apenas do escritório do restaurante.

Passar do papel para o digital não é apenas uma questão de espaço, é libertar a informação que já tem, mas que estava congelada em arquivos.

Conclusão

Prazos legais: mínimo seis anos, recomendável dez. Aplica-se a faturas recebidas, emitidas, talões, guias de remessa e todo o comprovativo contabilístico.

O que lhe interessa não é apenas cumprir, é ter esse arquivo em formato útil. Uma caixa de sapatos cheia de papéis cumpre o prazo, mas não lhe serve para nada. Um arquivo digital indexado e consultável cumpre o prazo e ainda o ajuda a tomar decisões todos os meses.

Se quiser digitalizar as faturas que for recebendo a partir de hoje e ficar com um arquivo limpo e consultável desde o primeiro dia, comece com Sincrio.

Este artigo tem fins informativos gerais e reflete o enquadramento normativo espanhol à data de publicação. A legislação fiscal muda com alguma frequência e existem situações particulares (regimes especiais, comunidades forais, exercícios com inspeções abertas) que podem alterar os prazos aplicáveis. Consulte a sua assessoria fiscal antes de aplicar qualquer critério ou decidir destruir documentação.