Cuántos años hay que guardar las facturas en hostelería

"¿De verdad tengo que guardar facturas de hace cinco años?". Es una pregunta que aparece cada vez que un local hace mudanza, cambia de gestor o se queda sin espacio en la oficina. Y la respuesta sincera es: sí, y normalmente más de cinco.

Conservar documentación contable y fiscal no es opcional. Hay plazos mínimos por ley, hay plazos prácticos que conviene respetar más allá de la ley, y hay situaciones específicas en hostelería que alargan el periodo recomendado.

Marco general: cuáles son los plazos en España

Hay tres marcos legales superpuestos que aplican a las facturas de tu restaurante:

Código de Comercio (artículo 30) establece la conservación de libros, correspondencia, documentación y justificantes durante seis años desde el último asiento realizado en los libros. En la práctica, las facturas que respaldan apuntes contables entran aquí.

Ley General Tributaria (artículo 66) habla del derecho de Hacienda a comprobar y liquidar deudas tributarias. El plazo general de prescripción es de cuatro años desde el final del plazo voluntario de presentación de cada impuesto. Pero con interrupciones (requerimientos, reclamaciones), ese plazo se reinicia.

Normativa específica de IVA obliga a conservar facturas (recibidas y emitidas) durante el plazo de prescripción del impuesto, también cuatro años en general.

¿Resultado práctico? Un restaurante debe conservar sus facturas al menos seis años, contados desde el último asiento del ejercicio en que se incluyeron. Para simplificar muchos negocios redondean a "siete años por seguridad".

Por qué seis años no siempre son suficientes

Hay situaciones en las que el plazo se extiende más allá del general:

Bases imponibles negativas o créditos fiscales pendientes de aplicar. Si en algún ejercicio tuviste pérdida fiscal o créditos por IVA, debes poder justificarlos durante todos los ejercicios en los que los aplicas. En la práctica esto puede llegar a 10 años o más.
Inversiones amortizables. Si compraste un horno hace 8 años y aún se está amortizando, la factura de compra original te interesa conservarla mientras la amortización siga abierta.
Garantías de equipos. Algunos electrodomésticos profesionales tienen garantías de 5 años o más; necesitas la factura para reclamar.
Procedimientos pendientes. Si tienes una inspección abierta, una reclamación a un proveedor en curso, o un litigio laboral relacionado con un periodo concreto, conserva todo lo del periodo afectado hasta que cierre.

La regla práctica que se aplica en muchos restaurantes que han pasado por inspección: mejor 10 años que 6.

Qué documentos exactamente

No solo facturas. La obligación abarca el conjunto de la documentación que respalda tu contabilidad y tus declaraciones tributarias:

Facturas recibidas (de proveedores, suministros, alquiler, servicios profesionales).
Facturas emitidas (las tuyas a clientes empresa o eventos privados).
Tickets de caja y arqueos de TPV.
Albaranes (no son obligatorios fiscalmente, pero conviene guardarlos por la conciliación).
Justificantes de gastos del personal con tarjeta corporativa.
Contratos con proveedores, alquiler, servicios.
Nóminas y documentos laborales (con sus propios plazos específicos, hasta 4 años desde la finalización del contrato para reclamaciones laborales).
Documentación de inversiones (compra de equipos, reformas).

Papel vs digital: qué dice la ley

Aquí está la buena noticia. Desde hace años la normativa española acepta la conservación digital de facturas y documentación contable, siempre que se cumplan algunas condiciones:

Las facturas deben conservarse "garantizando su autenticidad de origen, integridad de contenido y legibilidad" (Reglamento de Facturación, RD 1619/2012).
Si el proveedor te emite la factura en papel, puedes digitalizarla y destruir el original, siempre que uses un sistema de digitalización certificado o aplicando criterios de "homologación" (firma electrónica, hash, control de cambios).
Las facturas electrónicas (las que ya nacen digitales) se conservan en el formato en que se recibieron.

En la práctica, muchos restaurantes mantienen un híbrido: el archivo físico durante el ejercicio en curso (por comodidad), y digital de los ejercicios anteriores en la nube.

Cómo organizar el archivo digital

Si decides pasar a digital, hay un par de prácticas que ahorran muchísimo cuando llega una inspección o cuando necesitas buscar una factura concreta:

Estructura por año + proveedor:

/2024
  /Pescaderia Mar Norte
    /facturas
    /albaranes
  /Hortofruticola Sur
    ...
/2025
  ...

Nombres de archivo coherentes: 2024-04-128_pescaderia-mar-norte_factura.pdf es mucho más útil que IMG_4521.jpg.

Backup en dos sitios: nube principal (Google Drive, Dropbox, OneDrive) + un backup local en disco duro o NAS. Y hacer prueba de restauración cada cierto tiempo.

Búsqueda full-text: si subes los PDFs OCR-eados a un buscador, puedes encontrar facturas por contenido (un producto concreto, un proveedor, una cantidad). Si tu sistema de gestión digitaliza con OCR, esto sale gratis.

Cómo aprovechar el archivo en lugar de solo cumplir

Lo más interesante de tener un archivo digital de facturas no es cumplir con la AEAT, es lo que puedes hacer con esos datos:

Comparar precios entre proveedores del mismo producto durante años.
Ver cómo evoluciona tu coste de materia prima producto a producto.
Detectar facturaciones duplicadas o pagos por el mismo concepto a dos proveedores.
Reconstruir un mes cuando hace falta para una reclamación.
Acceder en segundos desde cualquier sitio, no solo desde la oficina del restaurante.

Pasar de papel a digital no es solo una cuestión de espacio, es liberar la información que ya tienes pero estaba congelada en archivadores.

Conclusión

Plazos legales: mínimo seis años, recomendable diez. Aplica a facturas recibidas, emitidas, tickets, albaranes y todo justificante contable.

Lo que te interesa no es solo cumplir, es tener ese archivo en formato útil. Una caja de zapatos llena de papelitos cumple con el plazo pero no te sirve para nada. Un archivo digital indexado y consultable cumple con el plazo y además te ayuda a tomar decisiones todos los meses.

Si quieres digitalizar las facturas que vayas recibiendo a partir de hoy y quedarte con un archivo limpio y consultable desde el día uno, empieza con Sincrio.

Este artículo tiene fines informativos generales y refleja el marco normativo español a fecha de publicación. La normativa fiscal cambia con cierta frecuencia y existen situaciones particulares (regímenes especiales, comunidades forales, ejercicios con inspecciones abiertas) que pueden alterar los plazos aplicables. Consulta con tu asesoría fiscal antes de aplicar cualquier criterio o decidir destruir documentación.